Hantering av personuppgifter

​

Typ av personuppgifter vi samlar in
 

Kontaktuppgifter

När du blir kund hos IP System AB/IP System Communication AB samlar vi in dina kontaktuppgifter: 
Namn, adress, e-postadress, telefonnummer och personnummer/organisationsnummer.

​

Information om dina tjänster

Vi sparar även data om vilka av våra tjänster du beställer och använder

​
Supportärenden

När du kontaktar vår support samlar vi in den information du uppger till oss för att vi ska kunna hjälpa dig med ditt ärende.

​
Hur samlas personuppgifter in?
​

På följande sätt kan personuppgifter samlas in:

​

• De uppgifter du anger när du beställer tjänster via oss

• De uppgifter du anger vid kontakt med oss i form e-post eller formulär på våra hemsidor.

• När du använder våra tjänster. Exempelvis besök av hemsida eller när du ringer samtal via vår växelplattform.

• När vi hämtar från andra källor som exempelvis FortNox

• Cookies via din webbläsare vid besök på våra hemsidor

​

Exakt vilken information vi samlar in om just dig beror på vilken/vilka av våra tjänster du använder.

​

Det här använder vi personuppgifter till

För att vi ska behandla din data krävs det att någon av följande rättsliga grunder uppfylls:

Krav för att fullgöra avtalet med dig.

Krav för att fullgöra en för IP System/IP System Communication AB rättslig förpliktelse.

Behandlingen ligger i både ditt och IP System AB/IP System Communication AB intresse.

Samtycke från dig för just den behandlingen.

För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om vad vi använder din data till, samt vilken rättslig grund behandlingen har stöd i.

​

Tillhandahållande av tjänster

Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund och för att hantera och leverera de tjänster du beställt och prenumererar på. Samt personuppgifter som krävs för att hantera fakturering och betalning av de tjänster du använder.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal.

​

IP System Flex

I telefoniplattformen IP System Flex kan vi samla in och använda vissa personuppgifter med syfte att kunna erbjuda en attraktiv och konkurrenskraftig tjänst. IP System FLex är en app som erbjuds företag som en telefonitjänst (PBX).

Flex – mobilapp

I samband med nyttjande av tjänsten MBX skapas företagsgenererade och användargenererade uppgifter som kan vara personidentifierbara (PII).

​

Vad samlas in?

​

Kontaktlista / Users’ Contact List

​

När mobilappen ”MBX” laddas ner och används laddas information upp från användarens kontaktbok (user’s contact list) i mobilen till mobilappen (MBX), innehållande namn och telefonnummer på kontakten. Varken samtalsloggar från mobilen eller SMS från mobilen samlas in. Dessa kontakter visas under ”Kontakter / Contacts => Mobilen/ The Mobile”.

​

Användar- och företagsgenererat innehåll

När tjänsten används skapas företagsgenererade och användargenererade uppgifter i mobilappen. Däribland finns även företagsgenererade kontakter. Dessa kontakter är gemensamma för det företag som nyttjar mobilappen för sin telefoni. Dessa kontakter skapas via ett webbgränsnitt på våra servrar. Dessa kontakter visas i mobilappen under ”Kontakter/ Contacts => Växel / PBX”.

Företagsgemensamma kontakter, samtalsloggar med telefonnummer, röstmeddelanden, textmeddelanden, SMS, chatmeddelanden, e-post, adress, personnummer, användarid, lösenord och andra företagsgemensamma uppgifter så som ringlistor och svarsgrupper, men även uppgifter som är kopplade till din användning av tjänsten – t.ex. information om vilken mast som används när du ringer, typ av telefon, operativ, sessionsid.

​

Varför samlas det in?

​

Uppgifterna samlas in för att MBX skall upplevas som en kvalitativ tjänst och innehålla funktioner som ger användaren ett värde. De närmare ändamålen med personuppgiftsbehandling framgår nedan av avsnittet ”Ändamål och laglig grund för behandlingen av dina personuppgifter samt gallringstider”.

Kontakt- och samtalsrelaterade uppgifter nyttjas för att smidig kunna ringa och skicka sms samt följa upp pågående kontakter, dels per användare, dels på företagsnivå.

Företagsgenererade uppgifter så som svarsgrupper och ringlistor skapas och nyttjas för att skapa ett effektivt arbetsflöde för användare av tjänsten.

Systemspecifika uppgifter så som typ av telefon, operativ, session, mast osv samlas i loggning och felsökningssyfte för att kunna förbättra tjänsten och för att upprätthålla tjänstens tillgänglighet.

 

Hur uppgifterna lagras?

​

Enskilda användares kontakter som samlas in från användarens mobiltelefon lagras inte persistent utan läses in när appen används. Dessa kontakter lagras inte centralt på våra servrar.

Användargenererad information och företagsgenererad information så som företagsgemensamma kontakter, samtalsloggar, ringlistor, svarsgrupper, sms, chatmeddelanden, e-post, adress, personnummer, användarid, lösenord lagras på våra servrar.

 

Hur uppgifterna delas?

​

Enskilda användares kontaktuppgifter som hämtas från mobilen kontaktbok (user’s contact list) delas inte med tredje part.

Företagsgemensamma uppgifter kan komma att delas inom det företaget som den användare som nyttjar appen tillhör. Däribland företagsgemensamma kontaktuppgifter, samtalsloggar, svarsgrupper m.m.

I övrigt delas inte dessa uppgifter med någon annan tredje part.

Kommunikation och support

Vi kan använda personuppgifter från tidigare kontakt med oss för att kunna ge dig bättre hjälp.

Vi använder dina kontaktuppgifter och information om vilka tjänster du använder som grund för fakturor, nyhetsbrev, viktig information om dina tjänster, erbjudanden och tips om hur du kan använda våra tjänster.

Rättslig grund: Intresseavvägning, samtycke och fullgörande av avtal.

 

Marknadsföring

För att kunna marknadsföra relevanta produkter och tjänster till dig efter dina behov behandlar vi personuppgifter om vilka tjänster du använder och hur du använder dem.

Rättslig grund: Intresseavvägning och samtycke.

​

Säkerhet och förhindrande av missbruk

Vi behandlar personuppgifter i syfte att upptäcka och förhindra följande för våra tjänster.

Missbruk lagbrott användning av våra tjänster som strider mot våra villkor

Rättslig grund: Fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse.

 

Lagstadgade skyldigheter

Vi behandlar personuppgifter i syfte att efterfölja de krav lagen ställer.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.

 

Så här länge sparar vi personuppgifter

Vi sparar personuppgifter så länge det finns ett dokumenterat syfte för behandlingen

​

Till vem lämnar vi ut personuppgifter

Myndigheter, Partners, underleverantörer

Vi har avtal med samtliga partners och underleverantörer. Vi eftersträvar att aldrig dela mer personuppgifter än absolut nödvändigt med respektive partner.

Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lag rörande säkerhet och personlig integritet. Samma krav ställer vi på våra underleverantörer.

​

Så här skyddar vi dina personuppgifter

Vi använder oss av industristandarder för att lagra, behandla och kommunicera information som exempelvis personuppgifter och lösenord på ett säkert sätt. Till exempel SSL/TLS, PGP och envägs hash-algoritmer.

Skyddet implementeras med organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa integritet, sekretess och tillgänglighet.

Personal är bundna av sekretessavtal och behandlar endast den information deras uppdrag kräver.

​

Du bestämmer över dina personuppgifter

Du bestämmer över dina egna personuppgifter. Det vill säga du avgör vilka uppgifter du vill lämna samt vilken behandling av dina personuppgifter du godkänner och du kan återkalla ditt samtycke när du önskar.

Observera dock att vi behöver vissa personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig. Om du väljer att återkalla ditt samtycke kan det innebära att vi inte kan tillhandahålla alla våra tjänster till dig.

​

Så här behandlar vi dina personuppgifter när du inte längre är kund

När du säger upp dina tjänster tar vi bort alla dina personuppgifter där det inte längre finns syfte för fortsatt behandling. Vi meddelar även de eventuella partners och underleverantörer som behandlat din data att den ska raderas hos dem.

 

Bland det som inte tas bort finns bland annat:

• Data som krävs enligt bokföringslagen.

• Data som krävs enligt Post och Telestyrelsen